Dúvidas Frequentes

Bem-vindo à nossa página de Perguntas Frequentes (FAQ)! Aqui, você encontrará respostas rápidas e claras para as dúvidas mais comuns. Estamos comprometidos em fornecer as informações necessárias para tornar sua experiência mais fácil e satisfatória. Explore as perguntas abaixo para obter soluções imediatas ou entre em contato conosco se precisar de mais assistência.

Fiscal/Contábil

Emissão Nota Fiscal - Avulsa

A emissão avulsa é utilizada para gerar notas fiscais individuais, geralmente para transações únicas ou que não estão vinculadas a contratos recorrentes.

Passo a passo: Como Emitir Nota Fiscal Avulsa

Acesse o menu Sistema > Saídas > Vendas;
Clique no botão Novo;
Preencha os campos da aba Geral:
- Tipo de documento: informe o tipo de documento configurado para emissão da nota fiscal;
- Cliente: Selecione o cliente em que está emitindo a nota;
- Condição de pagamento: Selecione a forma escolhida pelo cliente para o pagamento do serviço;
- Filial: Selecione a filial configurada para emissão das notas fiscais;
- Data de emissão: Informe a data em que a nota está sendo gerada.
- Data de saída: Defina a data desejada para a saída dos produtos ou serviços.
Siga para a aba Frete/Comissão e preencha o campo Vendedor;
Após preencher os campos, clique no botão Salvar;
Navegue para a aba Produto e clique no botão Novo;
Em seguida, preencha os campos:
- Produto: Selecione o produto que está sendo movimentado;
- Quantidade: Informe a quantidade do produto;
- Valor unitário: Informe o valor unitário de cada produto.
Clique no botão Salvar para registrar as informações preenchidas.
Após incluir todos os produtos, clique no botão Finalizar Saída;
Selecione a opção Validar e Finalizar para concluir.

Cancelar Nota Fiscal

Passo a passo: Como Cancelar Nota Fiscal

Acesse o Menu Sistema > Saídas > Venda;
Localize e selecione a Nota Fiscal deseja, e clique em Editar;
Clique no botão Finalizar Saída;
Na nova tela, procure a opção Cancelar saída/nota fiscal;
Preencha os campos solicitados:
- Motivo do cancelamento: Digite o motivo do cancelamento da Nota Fiscal;
- Motivo cancelamento financeiro: Selecione o motivo do cancelamento do financeiro vinculado a Nota Fiscal.
Após preencher os campos, clique em Salvar e Cancelar;
Após o sistema confirmar o cancelamento, feche a tela da venda;
Verifique se o status da nota foi atualizado para “Cancelada”.

Dúvida: Qual o Prazos de Cancelamento para as Notas Fiscais Eletrônicas?

→ Modelo 55 (NF-e): O prazo para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) varia geralmente de acordo com a legislação de cada estado e a finalidade do cancelamento. Para mais informações, acesse o link: Prazos de cancelamentos de Notas Fiscais modelo 55 e 65

→ Modelo 65 (NFC-e): O prazo para cancelamento de uma NFC-e modelo 65 é de até 30 minutos após a autorização de uso da nota fiscal pela SEFAZ.

Financeiro

Erro: Não gerado. A Soma das Parcelas é diferente do valor da saída

Causa do Erro: O erro Não gerado. A Soma das Parcelas é diferente do valor da saída ao gerar boletos ocorre quando há discrepâncias nos descontos e acréscimos aplicados aos produtos. Isso geralmente acontece quando o percentual de desconto ou acréscimo está incorreto.

Exemplo

Se um produto custa 10 reais e possui um desconto de 2 reais, o percentual de desconto deve ser de 20%. Se esse percentual estiver errado, pode resultar em vendas não finalizadas.

Passo a passo: Como Corrigir o Erro

Verifique os descontos e acréscimos aplicados aos produtos.
Delete os descontos e acréscimos incorretos.
Insira novamente os descontos e acréscimos com os percentuais corretos.

Após realizar esses ajustes, os boletos devem ser gerados corretamente.

Dúvida: O que fazer quando o sistema não está bloqueando os clientes?

Se o sistema não está bloqueando os clientes, isso pode ocorrer por alguns motivos. Verifique as seguintes configurações:

Acesso ao Contrato

Caminho: Menu Sistema > Cadastros > Contratos

Edite o tipo de cobrança e verifique o campo Bloquear ao atrasar Nº de dias para garantir que os dias configurados para bloqueio estejam corretos.
Na Aba Contrato, verifique a opção Forçar Status Acesso. Esta deve estar configurada como NÃO ou Padrão, caso o padrão seja NÃO, conforme configurado nos parâmetros do sistema.
Na Aba Status de Acesso, certifique-se de que a opção Bloqueio automático está configurada como SIM. Além disso, verifique o campo Não bloquear até. Se este campo estiver preenchido com uma data futura, o sistema não bloqueará o cliente até essa data, independentemente de outras condições ou pendências financeiras.
Acesse a **Aba Contrato, e verifique a opção Forçar Status Acesso. Esta deve estar configurada como NÃO ou Padrão, caso o padrão seja NÃO, conforme configurado nos parâmetros do sistema.

Dúvida: Como funciona a renegociação?

A renegociação pode ser feita quando o cliente tem um título em atraso e deseja fazer um novo acordo com uma nova data de vencimento do boleto. Após a renegociação, o boleto renegociado será cancelado e ficará registrado no menu Financeiro com o status renegociado, contabilizando-se como recebido. Por outro lado, o novo boleto gerado a partir da renegociação aparecerá na aba Financeiro Avulso com o status a receber e ficara disponível para pagamento.

Observação

É importante ressaltar que, caso o boleto não seja pago dentro do período estipulado no campo Bloquear ao atrasar renegociados Nº de dias, localizado no tipo de cobrança do cliente, o contrato será bloqueado.

Dúvida: Como funciona a rotina de troca de plano de venda em massa?

Esta funcionalidade permite a troca de planos de contrato para múltiplos clientes simultaneamente, otimizando o processo de atualização de contratos em larga escala.

Acesso a Rotina

Caminho: Relatórios → Relatórios provedor → Relatórios contratos → Relatórios contratos → Rotinas

Funcionamento:

Todos os contratos vinculados ao plano antigo selecionado serão modificados para o novo plano, sem opção de seleção individual;
A troca de plano não cancelará financeiros já gerados;
A troca de plano incluirá automaticamente a mudança da conexão do login.

Observação

Se existir um desconto adicional referente ao plano antigo com valor maior que o novo plano selecionado:

O sistema emitirá um aviso durante a rotina;

A troca será realizada normalmente;

O usuário do sistema deverá ajustar manualmente o desconto após a troca, se necessário.

Carteira de cobrança

Baixas de Pagamento

Pagamento sem Baixa Recebida no Sistema

Se deparou com a situação de clientes pagando suas faturas e as mesmas não tiveram suas liquidações no Sistema? Veja abaixo algumas dicas para solucionar este impasse.

O primeiro passo é comparar as informações entre os dados do comprovante de pagamento e a sua fatura em aberto, de modo a validar a assertividade do pagamento:

Acesse o menu Sistema;
Vá em Cadastros;
Clique em Clientes;
Busque o cliente desejado, selecione-o e clique no botão Editar;
Navegue até a aba Financeiro;
Localize a respectiva fatura em aberto no Sistema, selecione-a e clique em Editar;
Navegue até a aba Informações da cobrança.

Verifique as informações dos campos Nosso número e Linha digitável, e valide se elas estão de acordo com oquê foi impresso no comprovante de pagamento e/ou nos dados de recebimento presente em seu sistema bancário.

Se as informações forem compatíveis significará que a devida cobrança foi paga e não se trata de um pagamento errôneo, mas que pode refletir algum problema de comunicação entre Sistema e Servidor, requerendo demais validações para encontrar o problema e regularizar a situação. Recomenda-se que entre em contato com o Suporte Financeiro para auxílio especializado.

Atenção!

Se os dados do comprovante de pagamento não corresponderem aos de emissão da fatura, significa que a cobrança vigente não foi paga da forma esperada, e que um pagamento errado ocorreu.

Exemplo: boleto errado, transferência Pix avulsa, etc.

Título não Encontrado no Retorno

Ao processar retorno bancário apareceu um título com status Não Encontrado, como localizar?

Para verificar a qual boleto essa movimentação pertence e o motivo de não ter sido encontrada pelo sistema no momento do processamento do retorno, siga os passos abaixo:

Acesse o menu Sistema;
Selecione Financeiro;
Vá na pasta Arquivos de boletos;
Clique em Retorno bancário em lote;
Localize e selecione o retorno desejado e clique no botão Editar.

Na aba Registros, filtre pelo status Não encontrado, selecione o título que deseja procurar e copie o número presente na coluna Nosso número. Com este número, você irá buscá-lo no módulo de Contas a Receber, conforme os passos:

Acesse o menu Sistema;
Selecione Receber;
Clique em Contas a receber;
Clique no botão limpar para remover os filtros pré-definidos;
No campo NN Imp. insira o Nosso número que foi copiado anteriormente, e pressione o botão OK para buscar.

Caso apareça o registro buscado, selecione e edite seu registro para verificar a carteira de cobrança ao qual ele está vinculado. Se houve uma troca de carteira de cobrança do boleto, ele não será encontrado pelo Sistema no processamento do retorno, e precisará ser recebido de forma manual.

Atenção!

Se possuir uma carteira de cobrança do tipo API utilizando o mesmo convênio que a carteira de remessa e retorno, é normal que essa situação ocorra, pois o banco encaminha todas as movimentações realizadas para o convênio nos arquivos de retorno disponibilizados, e quando seu processamento é realizado no Sistema, o mesmo não acata as instruções e retorna com mensagem de erro, de modo que ele não seja processado de forma duplicada.

Caso nesta busca do contas a receber não seja retornado nenhum registro, você pode fazer uma busca pelos Logs Gateway do Sistema. Para isso, siga os passos:

Acesse o menu Configurações;
Selecione Logs;
Clique em Logs dos usuários;
Filtre por Campos e insira o Nosso número da cobrança;
Pressione a tecla Enter do seu computador para realizar a busca.

Busque pela informação fn_areceber presente na coluna denominada Tabela. Esse será o log referente ao boleto que gerou o Nosso número buscado. Copie o número apresentado na coluna Registro ID, este dado é o ID do boleto no Sistema.

Ainda nos Logs dos Usuários, remova os filtros de busca anteriormente aplicados, e utilize o filtro Registro ID, inserindo o número de ID do boleto. Valide o último log que na coluna Tabela, possua a informação fn_areceber. Se na coluna Tipo a ação for igual à excluiu, significa que o boleto foi excluído do Sistema, portanto, não foi encontrado pelo processamento do arquivo. Ainda nesta tela, na coluna Operador ID, será possível verificar o usuário que realizou a ação de exclusão.

Atenção!

A exclusão de um boleto ocorre quando a venda em que ele está vinculado for excluída do Sistema, esse tipo de processo não é recomendado, pois, desta forma o Sistema não terá como enviar o log para o pedido de baixa do boleto na instituição financeira, e o mesmo permanecerá com seu status inalterado.
Para mais informações, verifique em Título Não Encontrado.

Juros, Multas, Desconto e Instruções de Impressão de Faturas

Juros, Multas e Desconto

Como configurar os Juros e Multa em uma Carteira de Cobrança?

Quando necessário, seja por adequação à alguma norma ou simples ajuste, a alteração dos parâmetros de Juros e Multa em uma carteira de cobrança pode ser realizada conforme os seguintes passos:

Acesse o menu Sistema;
Selecione Cadastros;
Vá em Financeiro;
Clique em Carteira de cobrança;
Selecione o registro de carteira desejado, e clique no botão Editar;
Navegue até a aba Juros/Multas/Desconto.

Nesta aba, modifique os valores dos campos, preenchendo-os conforme necessidade e sempre estando conforme as exigências da Anatel. Você terá as seguintes opções de parâmetros:

Juros %: Para inserir uma porcentagem de juros sobre o valor da cobrança.
Juros R$: Para inserir um valor fixo de juros em reais.
Multa %: Para inserir uma porcentagem de multa sob o valor da cobrança.
Multa R$: Para inserir um valor fixo de juros em reais.

E para configurar os valores de Desconto, utilize os parâmetros:

Desconto até o vencimento R$: Para inserir um valor fixo de desconto em Reais.
Desconto até o vencimento %: Para inserir uma porcentagem de desconto sob o valor da fatura.

Ajustados os parâmetros necessários, finalize as alterações clicando no botão Salvar.

Aviso!

Certfique-se de preencher apenas um formato para cada tipo de parâmetro.

Exemplo: se preencher os valores de Juros no parâmetro Juros %, não deve preenchê-lo também em Juros R$.
Para mais informações, verifique em Juros, Multas e Desconto.

Integrações gerais

Erros de E-mail SMTP

Atenção:

As mensagens de erro, quando apresentadas em log, são mensagens de retorno enviadas pelo seu provedor de e-mails. O sistema IXC apresenta estas informações através da integração entre as plataformas, servindo como uma ponte para viabilizar o disparo de mensagens de e-mail.

Importante:

Para a validação de erros de E-mail SMTP, é de suma importância que os Logs de E-mail sejam consultados. Portanto, recomendamos que o processo de validação de falha seja efetuado da seguinte forma:

Acesse menu Configurações > Logs > Logs de e-mail;

Selecione um e-mail que esteja com o status de Falha;

Clique em Visualizar para identificar o erro no campo Mensagem de erro. Confira qual mensagem está sendo exibida e corrija conforme as orientações para cada erro, conforme descrito a seguir.

Erro SMTP: "Could not authenticate"

Essa mensagem indica que há um erro nos dados de login e senha do servidor de envios de e-mail. Verifique os dados e atualize-os, se necessário, no servidor de envios de e-mail cadastrado no IXC em menu Configurações > Integrações > E-mail SMTP.

Erro SMTP: "Could not connect to SMTP host"

Este erro indica que o IXC não conseguiu encontrar o servidor de envios de e-mail cadastrado. Verifique os campos **servidor de saída (SMTP)** e **porta**.

Acesse menu Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
Verifique o campo Servidor de saída e o campo Porta;
Se necessário, confirme os dados com o provedor do serviço de e-mail. Lembre-se de que o IXC está autenticando e suportasomente o protocolo SMTP.

Erro SMTP: "Data not accepted"

Essa mensagem pode indicar que a conta de e-mail utilizada para enviar as mensagens está com o armazenamento cheio, impedindo o disparo das mensagens.

Verifique o armazenamento de sua conta de e-mail. Se necessário, solicite ao provedor de e-mail a possibilidade de adquirir mais armazenamento, libere espaço em sua conta ou ajuste o e-mail no sistema para outra conta.

Guia instrutivo

Para alterar a conta de e-mail no sistema, acesse: Cadastro de E-mail SMTP

Além do armazenamento cheio, essa mensagem também pode indicar que o IP da empresa foi listado em uma blacklist, o que impede o envio de e-mails. Nesse caso, o ideal é entrar em contato com o seu servidor de envios de e-mail para mais orientações sobre como proceder.

Erro SMTP: "The following recipients failed: [endereço de e-mail]: The mail server could not deliver mail to [endereço de e-mail]. The account or domain may not exist, they may be blacklisted, or missing the proper dns entries. Fim!"

Tradução: **Os seguintes destinatários falharam: [e-mail destinatário]: O servidor de e-mail não conseguiu entregar o e-mail para [endereço de e-mail]. A conta ou o domínio podem não existir, podem estar em blacklist ou podem estar faltando as entradas de DNS adequadas. Fim!**

Este erro indica que o IXC não conseguiu encontrar o e-mail do destinatário, podendo ser um endereço de e-mail inválido, inexistente, estar bloqueado para recebimento de mensagens.

A recomendação é de validação do e-mail do destinatário, portanto, acesse o cadastro do cliente e altere o endereço de e-mail por um endereço correto, conforme orienta os passos abaixo:

Acesse o cadastro do cliente através do caminho: Sistema > Cadastros > Clientes;
Acesse a aba Contato e localize o campo E-mail principal;
Confirme o e-mail correto junto do cliente e verifique se existe algum erro de digitação. Corrija o dado informado e clique em Salvar para validar as modificações. Se necessário, reenvie o disparo que retornou falha.

Erro SMTP: "Recipient address rejected"

Este erro indica que o servidor de e-mail não conseguiu encontrar o e-mail do destinatário, podendo ser um endereço inexistente ou inválido.

Assim como o erro anterior, a recomendação é de validação do e-mail do destinatário, portanto, acesse o cadastro do cliente e altere o endereço de e-mail por um endereço correto, conforme orienta os passos abaixo:

Acesse o cadastro do cliente através do caminho: Sistema > Cadastros > Clientes;
Acesse a aba “Contato” e localize o campo “E-mail principal”;
Confirme o e-mail correto junto do cliente e verifique se existe algum erro de digitação. Corrija o dado informado e clique em “Salvar” para validar as modificações. Se necessário, reenvie o disparo que retornou falha.

Erro SMTP: "Recipient address rejected: you are sending too many mails, slow down"

Este erro está relacionado ao excesso de envios de mensagens. Significa que a conta de e-mail/IP está ultrapassando o limite contratado, isto é, enviando a mais do que realmente foi contratado ou que a conta suporta.

Para solucionar este erro, é necessário validar junto ao seu provedor de e-mails o limite de envios permitido e ajustar esta quantidade no sistema.

Após conferir o limite de envios suportados pela conta de e-mail, acesse, no sistema IXC, o cadastro da integração acessando menu Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
No campo Limite de e-mails por hora, insira a quantidade exata permitida por hora. Caso não tenha essa quantidade exata, verifique o limite de envios por dia e fragmente em horas para incluir a informação neste campo;
No campo Limite de e-mails por dia, indique a quantidade exata permitida por dia;
Clique em Salvar para concluir as modificações. Se necessário, reenvie as mensagens quer retornaram falha.

Alteração do Domínio no Envio

A alteração de domínio, quando o cliente recebe a mensagem, ocorre devido a uma configuração específica diretamente na plataforma utilizada. Nesses casos, é necessário entrar em contato com o provedor do serviço de e-mail para obter as orientações adequadas e realizar o ajuste do domínio, permitindo assim a utilização do domínio próprio nos disparos de mensagens.

Erros de Envio de SMS

Atenção:

As mensagens de erro, quando apresentadas em log, são mensagens de retorno enviadas pelo seu Gateway SMS. O sistema IXC apresenta estas informações através da integração entre as plataformas, servindo como uma ponte para viabilizar o disparo de mensagens de SMS.

Consulte sempre os Logs de SMS para monitorar o status dos envios de mensagens.

Erro de Envio SMS

Os erros de envio de mensagens de SMS estão atreladas à algumas causas principais que precisam ser verificadas: - Dados de integração e/ou configuração incorretos; - Serviço bloqueado pela plataforma; - Créditos expirados (quando a plataforma trabalha com uso de créditos); - Número de destino inválido/incorreto.

Para solucionar erros no envio, siga as seguintes verificações:

Confira os dados da integração acessando menu Configurações > Integrações > Gateway SMS;
Selecione o Gateway SMS e Edite-o. Confira os dados de autenticação, como Usuário, Senha ou Token e verifique se as informações estão corretas. Se necessário, consulte a plataforma contratada;
Verifique se o seu serviço está devidamente ativo na plataforma, se existe alguma restrição de uso ou bloqueio;
Se utiliza créditos, verifique se existe saldo suficiente para efetuar os disparos;
Verifique se o número de telefone que deve receber as mensagens está correto. Se estiver enviando à um cliente, acesse o cadastro através do caminho: menu Sistema > Cadastros > Clientes. Selecione o cliente em questão, acesse a aba Contato e verifique se o campo Telefone celular está preenchido. Se estiver, confira também se o número está correto. Ajuste se necessário.

Como Realizar Envios de E-mail e SMS

Como enviar E-mail ou SMS em massa para todos os clientes?

Para enviar e-mails ou SMS em massa para todos os clientes, você pode utilizar uma das três opções de relatórios disponíveis: Relatório de Clientes, Relatório de Contratos ou Relatório de Status Logins.

Para utilizar o Relatório de Clientes:

Acesse Relatórios > Relatórios de Cadastros > Relatório de clientes.
Aplique os filtros desejados para selecionar a cartela de clientes que receberão as mensagens. Confira os clientes filtrados clicando em Imprimir relatório > Imprimir.
Vincule a mensagem no campo Mensagem E-mail Marketing para e-mails ou Mensagem SMS para SMS.
Clique em E-mail > Enviar e-mail (marketing) ou SMS > Enviar SMS para enviar as mensagens.

Para utilizar o Relatório de Contratos:
5. Acesse Relatórios > Relatórios Provedor > Relatório Contratos.
6. Aplique os filtros desejados, como Status do contrato, Endereço ou Plano de venda.
7. Confira os clientes filtrados clicando em Detalhados > Detalhado.
8. Acesse a aba Envios CRM e vincule a mensagem no campo E-mail Marketing para e-mails ou Mensagem SMS para SMS.
9. Clique em Envios CRM > Enviar E-mail ou Enviar SMS para enviar as mensagens.

Para utilizar o Relatório de Status Logins:
10. Acesse Relatórios > Relatórios Provedor > Relatório Conexões > Relatório de Status Logins.
11. Aplique os filtros desejados, como Login ativo, Autenticação, Plano de velocidade ou Concentrador.
12. Confira os clientes filtrados clicando em Imprimir Status Logins > Imprimir Analítico.
13. Vincule a mensagem no campo CRM > E-mail Marketing para e-mails ou Mensagem SMS para SMS.
14. Clique em CRM > Enviar E-mail ou Enviar SMS para enviar as mensagens.

É possível automatizar o envio de faturas e cobranças no sistema?

Sim, é possível automatizar o envio de faturas e cobranças no sistema utilizando a ferramenta CRM de cobrança. Esta ferramenta permite parametrizar o envio de cobranças a partir da geração de boletos de uma determinada carteira de cobrança, possibilitando o envio de mensagens por e-mail, SMS, WhatsApp (com integração ao Opa!Suite) e notificações push. Os envios podem ser programados para ocorrer antes e após o vencimento.

Guia instrutivo

Para configurar o CRM de cobrança, acesse o material de instruções: Rotina de Cobrança (CRM de Cobrança)

Como enviar boletos em massa?

Nessa situação será necessário realizar o envio manualmente, para isso, siga os passos abaixo:

Acesse o relatório de Emissão de Boletos através do caminho: menu Relatórios > Relatórios financeiros > Relatórios de Saída > Emissão de boletos;
No primeiro campo, selecione a carteira de cobrança referente aos boletos que deseja enviar;
Em seguida, preencha a data de vencimento, somente dos boletos que deseja que os clientes recebam;
Escolha uma das opções de envio: Enviar por SMS ou Enviar por E-mail.

Atenção: para que o envio funcione corretamente, é necessário haver um servidor de e-mail SMTP previamente configurado em menu Configurações > Parâmetros > Parâmetros Financeiro > campo Servidor de e-mail para vários boletos e faturas para envios de e-mail e para envios de SMS, o campo SMS para envio de boletos deve estar preenchido.

Como enviar boletos para um cliente?

Nessa situação, poderá utilizar o financeiro do cliente para efetuar o disparo, siga os passos abaixo:

Acesse o cadastro do cliente através do caminho: Sistema > Cadastros > Clientes > Editar;
Em seguida, acesse a aba Financeiro. Selecione um ou mais boletos que deseja enviar ao cliente;
Clique em Imprimir boletos > e selecione Enviar por E-mail/Enviar SMS. Certifique-se de que o cliente possui o número de telefone cadastrado e e-mail, conforme o envio realizado.

Atenção: para que o envio funcione corretamente, é necessário haver um servidor de e-mail SMTP previamente configurado em menu Configurações > Parâmetros > Parâmetros Financeiro > campo Servidor de e-mail boletos e faturas para envios de e-mail e para envios de SMS, o campo SMS para envio de boletos deve estar preenchido.

Assinatura Digital - IXC Assina

A integração IXC Assina, de assinatura digital, é uma funcionalidade que permite o envio de links de assinaturas digitais de documentos, promovendo validade jurídica, autenticidade, integridade dos dados e confiabilidade no processo de assinatura.

Guia instrutivo

Para mais informações sobre assinatura digital e a integração IXC Assina, acesse os materiais abaixo:

Integrações de Assinatura Digital

IXC Assina

A assinatura do contrato pelo IXC Assina ainda consta como pendente, o que fazer?

Se a assinatura do contrato pelo IXC Assina ainda consta como pendente, pode ser o status da assinatura ainda não tenha sido atualizado. Para ajustar o status da assinatura, é possível forçar uma atualização através de uma ação manual, conforme descreve os passos abaixo:

Acesse o Contrato do cliente através do caminho: menu Sistema > Cadastros > Contratos > Editar;
Navegue até a aba Histórico Assinatura Digital;
Selecione o documento com o status de Pendente e clique em Visualizar;
Clique no botão Sincronizar Assinatura.

Ao clicar em Sincronizar Assinatura, o sistema buscará a informação da assinatura dentro da plataforma parceira, ZapSign.

É importante verificar se o documento já foi realmente assinado. Caso não esteja, envie novamente ao cliente o link para assinatura.

O que fazer quando ocorre erro ao comunicar com o Gateway de Assinatura Digital?

Esse erro pode estar relacionado a dados divergentes na integração de assinatura digital. Para validar, siga os passos abaixo:

Acesse sua conta ZapSign;
Clique em Configurações;
Após, clique em Integrações e na aba API ZapSign ;
Copie o token API ZapSign gerado;
Após isso, acesse seu IXC;
Acesse o menu Configurações;
Clique em Integrações > Integrações de assinatura digital ;
No campo Token integração vincule o token copiado anteriormente;
Clique em Salvar.

Realize o teste novamente e confirme se agora está gerando corretamente o link de assinatura digital. Caso o erro continue, valide também:

Se o parâmetro está ativado no contrato do cliente em Utilizar Integração de Assinatura Digital = Sim;
Clique com o botão direito do mouse no IXC, e clique em Sobre e valide se o módulo IXC Assina está ativo;
Verifique se o contrato está com o Status Acesso = Aguardando Assinatura;
Tente imprimir o Modelo para impressão vinculado no contrato, para validar se o documento está correto para geração do link de assinatura digital.

Estoque e Patrimônio

Como ajustar o saldo negativo do produto?

Saldo Negativo

Para corrigir o saldo negativo de um produto, siga as etapas descritas abaixo utilizando a entrada de compra ou o inventário:

Realize uma Entrada compra

Identifique o almoxarifado negativo:
- Acesse: Menu Sistema → Cadastros → Produtos
- Clique no botão Editar do produto desejado.
- Na aba Saldo por almoxarifados, verifique o saldo.
Criação da entrada:
- Acesse: Menu Sistema → Entradas → Compras
- Clique em Nova entrada manual.
- Na tela exibida, preencha os campos obrigatórios manualmente e clique em Salvar.

Atenção

No campo Tipo de documento, insira uma opção que tenha a configuração Atualiza estoque como Sim, para que o saldo do produto seja ajustado.

Inserção dos produtos para ajuste de saldo:
- Navegue até a aba Produtos e clique no botão Novo.
- No campo Produto, busque e selecione o item com saldo negativo.
- Almoxarifado Origem: Escolha o almoxarifado que está com saldo negativo.
- Quantidade: Insira a quantidade necessária para corrigir o saldo negativo.
Após salvar, o ajuste estará concluído. Se necessário, insira mais produtos. E após finalizar, clique em Finalizar entrada e depois Validar e finalizar.

Realize um inventário

Acesse o menu Sistema:
- Selecione a opção Estoque.
- Em seguida, selecione Inventário e clique no botão Novo.
Preencha as informações no Inventário:
- Na tela Inventário, insira os dados necessários.
- Clique no botão Salvar.
Adicione os itens ao inventário:
- Acesse a aba Itens e clique no botão Novo.
- Na tela Produtos do Inventário, insira o produto que se encontra com o valor negativo.
- No campo Novo estoque, informe qual será o novo saldo deste produto.
  - Exemplo: Insira o valor 0 para zerar o saldo ou 10 para que o saldo do produto fique com o valor informado.

Informações Importantes:

O campo Valor da movimentação exibirá o montante necessário para o produto alcançar o novo custo médio informado. Isso garante que o sistema realize o cálculo de custo médio precisamente.

O campo Estoque atual do produto informa somente o saldo do almoxarifado e filial especificados no inventário.

Só é possível inserir um produto no mesmo dia da criação do inventário.

Não é possível excluir um produto do inventário se houver movimentações entre a data de inclusão e a data de exclusão.

Ajuste do produto para finalizar uma entrada compra.

Erro ao contabilizar. Custo médio do produto não pode ser 0!

Esse erro ocorre devido ao fato de um produto possuir estoque, mas não ter sido registrado uma entrada através de uma compra, o que impede o cálculo do custo do produto. Para corrigir esse erro e concluir a nota fiscal, é necessário realizar um inventário do item.

Para realizar o procedimento, siga os passos abaixo:

Acesse o menu Sistema e selecione a opção Estoque. Em seguida, escolha Inventário.
Clique em Novo para iniciar um novo inventário.
Preencha os campos necessários com as informações relevantes, como Filial e Almoxarifado. Clique em Salvar.
Navegue até a aba Itens e clique no botão Novo.
No campo Produto, localize e selecione o produto que será ajustado.
No campo Novo estoque, informe a quantidade correta do estoque conforme a contagem física.
Marque como Sim o campo Alterar custo médio e insira o valor correto a ser considerado.
Após concluir o inventário, salve as alterações realizadas.

Ao realizar o inventário do item, você estará atualizando o estoque e registrando corretamente a entrada do produto, permitindo que a nota fiscal seja concluída sem erros relacionados ao estoque.

Informações Importantes:

O campo Valor da movimentação exibirá o montante necessário para o produto alcançar o novo custo médio informado. Isso garante que o sistema realize o cálculo de custo médio precisamente.

Só é possível inserir um produto no mesmo dia da criação do inventário.

Não é possível excluir um produto do inventário se houver movimentações entre a data de inclusão e a data de exclusão.

Após salvar as alterações realizadas no inventário, você pode retornar à saída e finalizar o processo.

Almoxarifado não listado

Almoxarifado não exibido

Este erro geralmente ocorre quando o novo almoxarifado não foi devidamente vinculado ao usuário que precisa acessá-lo e visualizar suas informações.

Para vincular o almoxarifado ao cadastro de um usuário, siga as etapas abaixo:

Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Usuários > Usuários;
Selecione o usuário desejado e clique em Editar;
Navegue até a aba Almoxarifados;
Clique no botão Novo;
No campo Almoxarifado, busque e selecione o almoxarifado que deseja vincular e depois clique em Salvar;
Caso precise vincular múltiplos almoxarifados, clique no botão Adicionar vários e selecione todos os registros desejados;
Após isso, recarregue a página do sistema e acesse o caminho para validar se o vínculo foi realizado: Menu Sistema > Estoque > Almoxarifados.

Ordem de serviço

Não consigo visualizar ordem de serviço com o meu usuário, o que pode ser?

Visualizar ordem de serviço

Este impedimento na visualização de informações está relacionado a alguns filtros aplicados dentro do cadastro do usuário e pode ser resolvido seguindo os seguintes passos:

Acesse o menu Configurações.
Selecione a opção Usuários.
Acesse a opção Usuários.
Selecione o usuário e clique no botão Editar. Observação: Se não puder acessar as configurações de usuário, peça ajuda a um administrador do sistema para fazer a alteração necessária.

Após realizar a edição do usuário, vá até a aba Parâmetros e localize a sessão chamada .Ordem de serviço.

Nessa sessão, possuímos alguns filtros que podem interferir o usuário a visualizar ordens de serviço, conforme o seu acesso, sendo eles:

Filtra setor OS: Se o campo estiver marcado como Sim, o usuário será limitado a visualizar apenas as ordens de serviço do setor atribuído ao seu Colaborador/Responsável. Isso significa que o usuário não terá acesso às ordens de serviço de outros setores dos quais não faz parte. Caso o campo estiver marcado como Não, o usuário em questão terá acesso às ordens de serviço de todos os setores.

Os setores vinculados ao colaborador ficam localizados na aba Setores do colaborador.

Filtra colaborador OS: Se o campo estiver marcado como Sim, o usuário será limitado a visualizar as ordens de serviço somente quando estiver designado como colaborador/responsável na ordem de serviço. Ele não terá acesso às demais ordens de serviço que já estão destinadas a outros colaboradores. Se o campo estiver marcado como Não, o usuário terá acesso às ordens de serviço independentemente de quem esteja designado para elas.

Mostrar OS sem colaborador: Se o campo estiver marcado como Sim, o usuário em questão terá acesso à visualização das ordens de serviço que ainda não foram designadas a algum colaborador/responsável. Se o campo estiver marcado como Não, as ordens de serviço que estão em aberto e não possui um colaborador/responsável preenchido na mesma não serão habilitadas para visualização.

Após compreender como os filtros funcionam, vamos aplicá-los de acordo com o nível de acesso que o usuário terá para acessar ou visualizar as ordens de serviços geradas no sistema.

Como extrair um relatório das O.S. que um técnico realizou?

Relatório de ordem de serviço realizadas por determinado técnico

Através do relatório de O.S é possível verificar todas as ordens de serviço que um colaborador realizou. Para extrair estes dados, siga os passos abaixo:

Acesse o menu Relatórios;
Relatórios de Ordem de Serviço;
Clique no botão Novo.
Após abrir a tela do relatório, preencha o campo Descrição e escolha um Modelo de impressão, por exemplo, Detalhado por colaborador.
Para buscar somente as O.S finalizadas por um determinado colaborador, é necessário filtrar o colaborador na aba Principal.
Para filtrar um período específico, acesse a aba Datas e horário e preencha o campo Data fechamento. Caso deseje determinar alguma data específica, altere a opção para Data fixa e preencha os campos, caso contrário, mantenha selecionado a opção Período dinâmico e selecione uma das opções disponíveis.
Ao imprimir o relatório, será apresentado todas as O.S que foram feitas pelo colaborador filtrado e dentro do período escolhido.

Quais os formatos de arquivos aceitos pelo sistema?

Atualmente os formatos aceitos pelo sistema são:

PNG, JPEG, JPG, JFIF, PDF, TXT, DOC, DOCX, ODT, RAR, XLS, XLSX, MP3, WAV, WMA, OGG, AMR, AVI, FLV, WMV, MP4, MOV, KML, KMZ, SOR.

Somente é possível visualizar arquivos nos formatos PNG, JPEG e JPG. Para visualizar arquivos em outros formatos, faça o download.

Instalação

Como atualizar o Sistema?

Passo a Passo: Atualização do Sistema

Clique com o botão direito em qualquer área da interface do sistema
No menu que aparece, selecione a opção Atualizar Software
Na lista de versões disponíveis, escolha TIMELINE, que é a versão mais recente
Clique no botão Atualizar para iniciar o processo
Aguarde a conclusão da atualização

Como verificar a versão atual do sistema?

Verificação da Versão Atual do Sistema

Acesse a Dashboard do sistema
Clique com o botão direito e, no menu exibido, selecione Sobre
Na tela Sobre a IXCSoft, verifique a versão atualmente instalada do sistema

Recomenda-se realizar atualizações durante períodos de baixo uso do sistema para minimizar potenciais impactos operacionais.

Inmap Sales

Como enviar propostas de negociação para as prospecções no Sistema?

Envio de propostas de negociação

Para enviar Propostas de Negociação para as Prospecções no Sistema, siga estes passos:

1 - Acessar a Prospecção:

Vá até Menu Sistema ➜ CRM ➜ Prospecções.
Selecione a prospecção desejada e clique em Editar.
Acesse a aba Propostas e clique em Novo para criar uma nova proposta.

2 - Preencher Campos da Proposta:

E-mail Destinatário: (Insira o e-mail para envio da proposta)
Modelo de E-mail: (Selecione um modelo de e-mail pré-configurado)
Assunto: (O assunto será preenchido automaticamente, podendo ser editado)
Data e Validade: (Informe as datas de início e validade da proposta)
Responsável: (Escolha quem será responsável pelo envio)
Assinatura: (Decida se deseja incluir a assinatura do responsável)

3 - Verificar E-mail da Proposta:

Na aba E-mail, revise a estrutura do conteúdo que será enviado.

4 - Anexar Arquivos (Opcional):

Na aba Anexos, clique em Novo para adicionar um anexo.
Escolha o arquivo e insira uma descrição para ele. Em seguida, clique em Salvar.

5 - Salvar e Enviar a Proposta:

Após preencher os campos, clique em Salvar.
Em seguida, clique em Enviar e-mail.

6 - Acompanhar o Status das Propostas:

Na lista de propostas, utilize os filtros para encontrar propostas específicas e monitorar o status de envio.

Como cadastrar um Canal de Venda?

Canal de venda

Para cadastrar um canal de venda siga os passos abaixo:

1 - Acesse os Cadastros pelo menu CRM:

Vá em Sistema ➜ CRM

2 - Acesse a pasta Cadastros:

Dentro do CRM, localize e clique na pasta Cadastros.

3 - Acesse Canal de Venda:

Na pasta de Cadastros, selecione Canal de Vendas.

4 - Crie um Novo Canal de Venda:

Na tela de Canal de Vendas, clique no botão Novo.

5 - Preencha o Formulário:

No campo Canal, insira um nome para seu canal de venda.
Em seguida, clique em Salvar.

Vantagens: Cadastrar canais de venda no sistema permite rastrear a origem dos leads e clientes, fornecendo insights sobre a eficácia dos canais. Isso ajuda a otimizar as estratégias de marketing e vendas.

Lembre-se :

Utilize nomes claros e específicos para facilitar a identificação e análise.
O ID do canal é essencial para integrar o canal de venda com outras funcionalidades, como a auto viabilidade pelo Inmap Sales.

Inmap Service

Como posso notificar meus clientes?

Notificar os clientes através do mapa

Para notificar seus clientes pelo Inmap Service, poderá utilizar a ferramenta de seleção por área. Siga os seguintes passos:

1 - Acesse o Service: Menu Sistema > Inmap > Service

2 - No mapa do Inmap Service:

Clique com o botão direito do mouse em qualquer área do mapa

3 - Inicie a seleção:

Escolha a opção “Iniciar seleção por área”

4 - Desenhe a região:

Clique e arraste o mouse para desenhar um polígono ao redor da área desejada
Para finalizar o desenho, clique no ponto inicial do polígono

5 - Envie as notificações:

Após desenhar a área, clique no botão “Enviar notificações”

6 - Escolha o método de envio:

Selecione entre SMS ou E-mail

7 - Confirme o envio:

Clique novamente em “Enviar notificações”

O sistema mostrará um relatório das mensagens enviadas, indicando quais foram bem-sucedidas e quais falharam.

Como criar uma rota com múltiplas ordens de serviço para o técnico no Inmap Service?

Criação de rota com múltiplas ordens de serviço

Para criar uma rota de agendamento para o técnico com diversas ordens de serviço, utilizaremos do **Modo Agendamento** do Service, siga os passos a seguir :

Para criar uma rota, primeiro, aplique um filtro para ver as ordens não agendadas conforme deseja, usaremos o exemplo das ordens de Instalação.

Clique no mapa com o botão direito do mouse em um local onde não tenha nenhum elemento.
Selecione a opção Iniciar modo agendamento, nesse momento, já será possível ver linhas que representam as rotas conforme as ordens já agendadas para os técnicos.
Clique com o botão esquerdo do mouse nas ordens de serviço não agendadas conforme a ordem que deseja que esse técnico percorra.
Após definir a rota, no canto inferior direito, clique na opção de agendar, com o ícone de um calendário.
Será aberto o Agendamento de Serviços, e na lateral esquerda, as Ordens de serviço vão ser listadas na ordem que foram selecionadas no mapa.
Arraste as ordens de serviço para a coluna e linha que correspondem ao colaborador com data/hora que quer agendar essa OS.

Dessa forma será feito a rota e o agendamento para o técnico seguindo a ordem selecionada no mapa.

Central de Ajuda

Explorador