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Início do Controle Patrimonial

Introdução

O Controle Patrimonial é uma ferramenta essencial para gerenciar os bens e ativos de uma empresa. Ele permite o acompanhamento detalhado do ciclo de vida dos equipamentos, desde sua aquisição até o descarte. A configuração adequada do início do controle patrimonial é crucial para garantir uma gestão eficiente e precisa dos ativos da organização.

Acesso ao Formulário

Caminho: Menu configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais > aba Estoque

Benefícios

  • Melhoria na gestão de ativos da empresa
  • Controle preciso do ciclo de vida dos equipamentos
  • Otimização dos processos de manutenção e substituição de ativos
  • Rastreamento fácil de equipamentos
  • Redução de custos operacionais mediante um melhor planejamento

Como Iniciar o Controle Patrimonial

Ajuste de Parâmetros Gerais:

  1. Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais > aba Estoque;
  2. Verifique os Parâmetros de Patrimônios;
  3. No campo Controlar patrimônio marque a opção Sim;
  4. Defina os seguintes parâmetros como desejado:
    • Gerar etiquetas ao devolver comodato: Ao habilitar esse parâmetro, no momento da devolução de um comodato, caso o produto seja do tipo patrimônio e não possua uma etiqueta patrimonial vinculada, o sistema gerará automaticamente uma nova etiqueta.
    • Permitir editar número patrimonial: Autoriza a edição do número de patrimônio dos itens.
    • Permitir vender patrimônio: Autoriza a venda de itens patrimoniais.
    • Permitir transferir patrimônio automaticamente entre filiais: Autoriza a transferência automática de itens patrimoniais entre diferentes filiais na ordem de serviço.
  5. Clique em Salvar.

Gerar etiquetas ao devolver comodato

Para tornar o controle patrimonial mais eficiente, recomenda-se habilitar o parâmetro Gerar etiquetas ao devolver comodato. Essa configuração automatiza a criação de etiquetas patrimoniais nos casos aplicáveis, simplificando a gestão e evitando falhas no registro dos bens.

Não é recomendado alterar o controle de patrimônio após seu início, pois isso pode causar divergências entre o saldo e as etiquetas. Alterar para não fará com que o sistema movimente apenas o saldo do produto.

Cadastro do produto

  1. Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Cadastros > Produtos;
  2. Clique no botão Novo;
  3. No campo Tipo selecione a opção Patrimônio;
  4. Preencha os outros campos obrigatórios:
    • Descrição produto
    • Movimentação
    • Sub grupo de produtos
    • Unidade padrão
    • Preço base
    • Classificação fiscal de saída
    • NCM
  5. Clique em Salvar.

Ao selecionar o tipo como patrimônio, é obrigatório que o produto controle o estoque. Portanto, o sistema definirá automaticamente o campo Controla estoque como sim e não permitirá alterar para não.

Entrada dos Patrimônios

Para gerar os patrimônios no sistema, é necessário realizar uma entrada seguindo os passos abaixo:

  1. Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Entradas > Compra;
  2. Clique no botão Nova entrada manual;
  3. Preencha os campos obrigatórios:
    • Tipo de documento
    • Fornecedor
    • Condição de pagamento
    • Filial
    • Data de emissão
    • Data de entrada
    • Frete por conta
  4. Clique em Salvar;
  5. Navegue até a aba Produtos;
  6. Clique em Novo;
  7. No campo Produto, informe o produto do tipo patrimônio criado no passo a passo anterior;
  8. Preencha os campos obrigatórios:
    • Unidade
    • Almoxarifado Origem
    • Quantidade
    • Valor unitário

Dica

O campo Garantia até não é obrigatório, mas, se você deseja acompanhar a garantia dos patrimônios, preencha-o com a data correta.

  1. Clique em Salvar;
  2. Retorne para a tela de entrada e clique no botão Finalizar entrada;
  3. Clique no botão Validar e Finalizar para concluir a entrada.

Geração de Etiquetas Patrimoniais

As etiquetas patrimoniais serão geradas somente ao clicar em “Validar e Finalizar” no fechamento da entrada de compra. Essa alteração garante maior precisão e confiabilidade no processo.

Atenção:

  • Após finalizar, não será possível deletar o produto do tipo patrimônio da entrada. Certifique-se de revisar todas as informações antes de finalizar.
  • Se uma entrada que foi finalizada anteriormente com patrimônios inseridos for reaberta e novos produtos do tipo patrimônio forem adicionados, gerando novas etiquetas, o sistema não permitirá a finalização dessa entrada para tornar os novos patrimônios disponíveis. Nesse caso, a ação correta é criar uma nova entrada para gerar os novos patrimônios.

Visualização das etiquetas

As etiquetas geradas na entrada podem ser conferidas de duas maneiras:

  • Pela própria entrada

    1. Acesse Menu Sistema > Entradas > Compra;
    2. Selecione a entrada desejada e clique em Editar;
    3. Na aba Produtos, escolha o item e clique em Editar;
    4. Abra a aba Patrimônio para visualizar as etiquetas.

  • Pela grid de patrimônios

  1. Acesse Menu Sistema > Estoque > Patrimônios;
  2. Selecione o produto e clique em Visualizar (ou em Exibir todos patrimônios para listar tudo);
  3. A lista exibirá todos os patrimônios; use o filtro de data de aquisição (data de entrada) ou o número da NF para refinar a busca.

Patrimônios inutlizados

Para visualizar os patrimônios com a situação de inutilizado, marque o checkbox Exibir patrimônios inutilizados ao lado da barra de busca.

Observações

É possível adicionar uma nova observação à etiqueta patrimonial ou registrar uma observação em uma movimentação já existente. Dessa forma, podem ser incluídas informações relevantes, como particularidades do patrimônio — por exemplo, indicar que o equipamento apresenta avarias —, tornando a gestão dos equipamentos mais precisa.

Para adicionar uma nova observação:

  1. Acesse Menu sistema > Estoque > Patrimônios;

  2. Localize o produto desejado e clique em Visualizar ou selecione Exibir todos patrimônios;

  3. Escolha o patrimônio e clique em Editar;

  4. Vá até a aba Histórico de movimentações;

  5. Clique em Adicionar observação;

  6. Preencha os campos Motivo e Observação;

  7. Clique em Salvar;

  8. As informações serão registradas nas colunas correspondentes.

Para adicionar uma observação a uma movimentação existente:

  1. Acesse Menu sistema > Estoque > Patrimônios;
  2. Localize o produto desejado e clique em Visualizar ou selecione Exibir todos patrimônios;
  3. Escolha o patrimônio e clique em Editar;
  4. Vá até a aba Histórico de movimentações;
  5. Selecione a movimentação desejada e clique em Visualizar;
  6. Preencha o campo Observação e clique em Salvar.

Fluxo de trabalho

graph TD
    A[Início] --> B[Acessar Menu configurações]
    B --> C[Clicar em Parâmetros]
    C --> D[Selecionar Parâmetros gerais]
    D --> E[Navegar até aba Estoque]
    E --> F[Localizar Parâmetros de Patrimônio]
    F --> G[Ativar o controlar patrimônio]
    G --> H[Salvar]
    H --> I[Cadastrar o produto]
    I --> J[Realizar a entrada]
    J --> L[Realizar as movimentações]
    L --> M[Fim]

Considerações Finais

A configuração do início do controle patrimonial é um passo fundamental para estabelecer uma gestão eficaz dos ativos da empresa. Ao definir corretamente esta data, você garante que todos os registros e cálculos relacionados ao patrimônio da organização sejam precisos e confiáveis. Lembre-se de que esta configuração afeta diretamente os relatórios financeiros e a tomada de decisões relacionadas aos ativos, portanto, é crucial escolher a data com cuidado e conforme as políticas contábeis da empresa.

Etiquetas

ControlePatrimonial Estoque Parametros GestaoAtivos

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