Envio de E-mail para Relatórios - Relatório de Contas a Receber (Novo)
Introdução
O Relatório de Contas a Receber permite aos usuários criar relatórios personalizados e detalhados sobre informações financeiras de boletos a serem recebidos (Contas a Receber). Para otimizar o monitoramento, o sistema disponibiliza a funcionalidade de envio automático deste relatório por e-mail. Essa funcionalidade reduz a necessidade de intervenções manuais, garantindo a distribuição regular das informações aos responsáveis e promovendo uma gestão de Contas a Receber mais eficiente, precisa e constante.
- Este documento descreve o processo de configuração para o envio automático de e-mails no Relatório de Contas a Receber. Esta funcionalidade permite que a empresa mantenha seus colaboradores e parceiros informados sobre o status e detalhes dos Contas a Receber de forma regular e eficiente.
Acesso ao Formulário
Caminho: Relatórios > Relatórios de Contas a Receber > Contas a Receber
Requisitos de Uso
Para realizar o envio de e-mails no sistema, é necessário utilizar uma integração de E-mail SMTP. A integração de e-mail SMTP viabiliza os disparos através do sistema, permitindo o disparo de informações personalizadas.
Entrega de Valor
- Automatiza o envio de informações fiscais a um responsável designado, fornecendo dados relevantes do sistema;
- Assegura que os relatórios cheguem aos destinatários de forma rápida e eficientemente;
- Oferece flexibilidade para configurar o envio em horários e datas específicos conforme necessário;
- Garante que os relatórios sejam enviados somente aos destinatários autorizados;
- Ajuda a monitorar a eficácia das Contas a Receber mediante relatórios regulares;
- Reduz o tempo gasto na distribuição manual de relatórios;
- Aumenta a eficiência operacional e a tomada de decisões baseada em dados;
- Melhora o acompanhamento e gestão de Contas a Receber.
Estrutura do Relatório
O formulário de Relatório de Contas a Receber serve como base para esta funcionalidade, oferecendo uma estrutura com alternativas que possibilitam a personalização de relatórios. Após definir os filtros desejados para o conteúdo do relatório, o usuário pode proceder à configuração do envio automático por e-mail.
Este processo permite que o relatório personalizado seja distribuído regularmente, sem necessidade de intervenção manual recorrente. A automação do envio assegura que as informações atualizadas cheguem aos destinatários relevantes nos intervalos estabelecidos, otimizando o fluxo de informações e o acompanhamento dos Contas a Receber de clientes.
Campos
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificador único do envio |
| ID relatório | Identificador do relatório associado ao envio |
| E-mails | Endereço(s) de e-mail para envio do relatório |
| Mensagens de e-mail | Mensagem de e-mail que será utilizada para o envio |
| Formato Arquivo | Formato do arquivo que será anexado no envio |
| Tipo envio | Período definido para o envio automático |
| Hora | Horário programado para o envio automático |
Personalização do Relatório
Cada aba disponibiliza opções para selecionar e combinar diferentes informações relacionadas à emissão de boletos e recebimentos, bem como informações cadastrais dos clientes, permitindo gerar relatórios ajustados às suas necessidades a partir da inclusão dos dados relevantes para cada análise ou objetivo específico.
Abas disponíveis:
- Configurações;
- Contas a receber;
- Informações;
- Cliente;
- Endereço.
Configuração do Envio Automático por E-mail
A configuração do relatório pode ser realizada a partir da personalização dos dados disponíveis nas abas mencionadas. Após aplicar os filtros dos dados que deseja emitir no relatório, poderá configurar o envio automático por e-mail.
- Acesse o formulário de Relatório de Contas a Receber através do caminho: Relatórios > Relatórios de Contas a Receber > Contas a Receber;
- Aplique os filtros dos quais deseja obter as informações por e-mail;
- Acesse a aba E-mail;
- Clique em Novo;
- Preencha os campos:
-
E-mails: Insira o endereço de e-mail do colaborador responsável por receber os envios de e-mails deste relatório personalizado
-
Mensagem de e-mail (Beta): Clique na lupa e selecione a mensagem de e-mail da qual deseja que seja enviada junto ao anexo
-
Formato arquivo: Selecione o tipo de formado que o arquivo do relatório deve ser enviado, se PDF, CSV ou ambos;
-
Tipo envio: estabeleça a periodicidade de envio do relatório
-
Hora: Estabeleça o horário em que este relatório será emitido
-
Atenção - Tipo envio:
Semanal: ao definir o Tipo envio como semanal, determine no campo Dia semana envio o dia em que o relatório será enviado no período de segunda-feira à domingo;
Mensal: ao definir o Tipo envio como mensal, determine os dias do mês que deseja que o relatório seja enviado, no período de 1 à 31. Para inserir mais de um dia, separe os números com ponto e vírgula (;). Se for um intervalo contínuo, separe por hífen (-);
Mensal personalizado: ao definir o Tipo envio como mensal personalizado, poderá indicar os dias e os meses dos quais deseja enviar o relatório. Preencha os campos:
- Defina os dias: insira um valor entre 1 à 31, indicando os dias do mês. Para inserir mais de um dia, separe os números com ponto e vírgula (;). Se for um intervalo contínuo, separe por hífen (-);
- Defina os meses: insira um mês com um valor entre 1 e 12, sendo 1 igual a janeiro e 12 igual a dezembro. Para inserir mais de um mês, separe os números por ponto e vírgula (;). Se for um intervalo contínuo, separe por hífen (-);
- Clique em Salvar para concluir o cadastro do e-mail e finalizar a configuração do envio automático do relatório de contrato por e-mail.
Finalização:
Após concluir o cadastro do relatório, o sistema enviará automaticamente os disparos conforme configurado o período e a frequência de envio.
Log de e-mail:
Os envios também podem ser monitorados a partir dos Log de E-mail, onde são registrados todos os envios de e-mail realizados pelo sistema. Caminho: Configurações > Logs > Log de E-mail.
Fluxos de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Acessar formulário de Relatórios de Contas a Receber de Clientes] B --> C[Aplicar filtros desejados] C --> D[Acessar aba E-mail] D --> E[Clicar em Novo] E --> F[Preencher campos] F --> G{Tipo de envio?} G --> |Todo dia| H[Definir hora] G --> |Semanal| I[Definir dia da semana] G --> |Mensal| J[Definir dias do mês] G --> |Mensal personalizado| K[Definir dias e meses] H --> L[Salvar configuração] I --> L J --> L K --> L L --> M[Sistema efetua envio automático periódico] M --> N[Fim]
Considerações Finais
A configuração correta do envio automático de e-mails para relatórios de Contas a Receber é essencial para manter uma comunicação eficiente e atualizada sobre o módulo financeiro do sistema, relacionado ao recebimento de boletos emitidos aos clientes. Certifique-se de revisar periodicamente as configurações e a lista de destinatários para garantir que as informações estejam chegando às pessoas corretas e no formato adequado.