Meus documentos
Visão geral
O formulário Meus documentos é o espaço central para o gerenciamento de documentos digitais e suas respectivas assinaturas. Nesta funcionalidade, o usuário pode acompanhar o status dos documentos, criar novos arquivos, configurar fluxos de assinatura, filtrar e consultar histórico de envios e rejeições.
Como acessar
Caminho: Página inicial do IXC Assina > Painel e documentos > Meus documentos
Formulário Meus Documentos
O formulário Meus documentos permite gerenciar documentos digitais que estão em processo de assinatura ou já foram assinados. É utilizada por usuários que precisam enviar, acompanhar ou organizar documentos eletrônicos, como contratos, termos e formulários. As ações principais disponíveis incluem:
- Criar novo documento
- Visualizar status de assinatura
- Filtrar documentos por critérios específicos
- Acompanhar histórico de criação e envio
Estrutura e Componentes do Meus Documentos
| Elemento | Função |
|---|---|
| Botão Criar documento | Inicia o fluxo de criação e upload de um novo documento para assinatura. |
| Campo de busca e filtros | Permite localizar documentos por nome, status, ID ou data; aplicar filtros avançados. |
| Botão Atualizar | Recarrega a lista de documentos para refletir mudanças recentes. |
| Tabela de documentos | Lista com colunas ID; Nome; Status; Assinaturas; Criado por — permite acessar detalhes e ações por documento. |
| Paginação | Navegação entre páginas de registros (Anterior / Próximo / número da página). |
Conexão com outros formulários
Esta seleção se relaciona com outras áreas do sistema, como o módulo de registro de atividades para logs de envio, cancelamento ou visualização de documentos, entre outros. Além disso, se conecta também ao formulário Minhas pastas.
Botão Criar documento
Este recurso tem como objetivo principal a geração de um documento para a assinatura digital. Quando acionado, é possível:
- Etapa 1: Definir o documento que será assinado
- Etapa 2: Selecionar os signatários envolvidos e configurar o fluxo de assinatura (quais dados ou documentos serão exigidos aos signatários)
- Etapa 3: Revisão do documento
- Etapa 4: Enviar o documento ao(s) destinatário(s)
Como criar um documento?
Para mais informações, acesse o guia instrutivo: Criar documento no IXC Assina
Categorias de Signatários
Ao criar um documento, você escolhe quais tipos de signatários irão participar da assinatura. Essa seleção organiza quem assina (usuários internos do workspace ou destinatários externos) e agiliza a inclusão de cada participante conforme o papel que ele terá no processo. Entre as categorias disponíveis, estão:
- Eu: o próprio usuário logado. Serão utilizados os dados do cadastro e a assinatura aplicada.
- Novo: destinatário fora do workspace. Exige que dados como Nome, CPF, E-mail e Telefone sejam preenchidos manualmente.
- Membro: participante do workspace.
- Dinâmico: utilizado para situações que envolvem grande quantidade de signatários. Exige que uma tabela
.csvseja atrelada para a geração do documento.
Componentes da grid de Documentos
A grid de Documentos lista os documentos gerados com colunas para identificação, nome do documento, status e ações rápidas. Use-a para localizar, filtrar e visualizar documentos de forma eficiente.
| Elemento | Função |
|---|---|
| ID | Identificador único gerado automaticamente pelo sistema. |
| Nome | Exibe o nome do documento. |
| Status | Exibe o status da assinatura (Recusado, Pendente, Cancelado, Concluído). |
| Assinaturas | Exibe a quantidade de assinaturas que aquele documento precisa. |
| Criado por | Exibe o registro de criação, contendo o nome do usuário responsável pela criação, data, hora e se a ação foi realizada pela interface ou via integração. |
| Mais opções (três pontos) | Ao ser acionada, abre um um menu com ações por documento: Ver documento ou Cancelar documento |
Ver documento
A função Ver documento permite visualizar detalhadamente o andamento da assinatura do documento e demais informações que não são exibidas na grid. Além disso, estabelece relação direta com dois formulários subordinados: Signatários e Registro de atividades, que permitem acompanhar os participantes envolvidos e o histórico de ações realizadas.
Como acessar
Caminho: Painel de documentos > Meus documentos > Mais opções (três pontos) > Ver documento
Os principais campos relacionados à esta página são:
| Elemento | Função | Ações adicionais |
|---|---|---|
| ID do documento | identificador único gerado pelo sistema para rastrear e diferenciar cada documento. | Copiar |
| Nome do documento | Exibe o título ou nome atribuído ao arquivo, facilitando sua identificação. | Editar |
| Pasta | Indica a pasta onde o documento está armazenado, ajudando na organização. | Editar |
| Permite signatário recusar documento | Define se o signatário pode recusar a assinatura, registrando essa ação no fluxo. | Editar |
| Prazo para assinatura | Se definido prazo na geração do documento, estabelece o limite de tempo para que o documento seja assinado pelos envolvidos. | Cancelar prazo/Editar data limite |
| Token de verificação | Código de segurança usado para validar a autenticidade do documento e das assinaturas. | Copiar |
| Status | Mostra a situação atual do documento (ex.: pendente, assinado, recusado). | - |
| Origem | Indica de onde o documento foi criado ou enviado (ex.: via APP, integração). | - |
| Criado por | Identifica o usuário responsável pela criação do documento. | - |
| Data de criação | Registra o momento em que o documento foi gerado no sistema. | - |
| Arquivos | Lista os arquivos anexados na geração. Envolve o documento original e o documento assinado. | Baixar |
Signatários
A seção Signatários, vinculada ao documento gerado, disponibiliza informações detalhadas sobre o status de assinatura de cada participante envolvido. São apresentados dados como: nome do signatário, situação atual da assinatura, registro de visualização do arquivo, data da assinatura (quando concluída) e o respectivo link para assinatura digital. Além disso, a ferramenta oferece recursos adicionais, como Copiar o link ou Enviar o link por e-mail, facilitando o compartilhamento e acompanhamento do processo.
::: details Como copiar o link de assinatura de um signatário?
- Acesse o menu Painel de documentos e selecione a opção Meus documentos.
- Escolha o documento desejado e clique em Ver documento.
- Navegue até a seção Signatários.
- Identifique o signatário desejado e clique no ícone de mais opções (representado por três pontos).
- Selecione a opção Copiar Link.
- Compartilhe o link com o signatário pelo canal de comunicação de sua preferência. :::
::: details Como enviar o link de assinatura para um signatário de um documento?
- Acesse o menu Painel de documentos e selecione a opção Meus documentos.
- Escolha o documento desejado e clique em Ver documento.
- Navegue até a seção Signatários.
- Identifique o signatário desejado e clique no ícone de mais opções (representado por três pontos).
- Clique em Enviar e-mail. Um e-mail será enviado ao endereço de e-mail do signatário :::
Registro de atividades
A seção Registro de atividades do IXC Assina apresenta um histórico detalhado das ações realizadas sobre um documento. Cada ação possui um identificador único para rastreamento, acompanhado de sua respectiva descrição (como “Criou o documento” ou “Atualizou o documento”). O log também informa o canal utilizado, o endereço IP e a data/hora com precisão, contribuindo para a segurança e verificação da autenticidade. Para consultar os registros com mais detalhes, clique em mais opções (ícone de três pontos) e selecione Detalhes.
::: details Como ver detalhes de uma atividade?
- Acesse o menu Painel de documentos e selecione a opção Meus documentos.
- Escolha o documento desejado e clique em Ver documento.
- Navegue até a seção Registro de atividades.
- Localize o registro desejado e clique no ícone de mais opções (representado por três pontos).
- Selecione Detalhes.
- Uma tela lateral será exibida com os principais dados da ação, incluindo as alterações detectadas no registro. :::
Cancelar documento
A função Cancelar documento no IXC Assina é utilizada para interromper o fluxo de assinatura de um arquivo que já foi criado e enviado, mas que não deve mais ser concluído.
Atenção!
Somente documentos Pendentes de assinatura podem ser cancelados.
Como acessar
Caminhos:
- Painel de documentos > Meus documentos > Mais opções (três pontos) > Cancelar documento
- Painel de documentos > Meus documentos > Mais opções (três pontos) > Ver documento > Cancelar
::: details Como cancelar um documento?
- Acesse o menu Painel de documentos e selecione a opção Meus documentos.
- Localize o documento desejado e clique no ícone de mais opções (representado por três pontos). Lembre-se de que documento precisa estar com o status Pendente para que o cancelamento seja permitido.
- Selecione a opção Cancelar documento.
- Confirme a ação para concluir o cancelamento. :::
Navegação
flowchart TD A[Painel de documentos > Meus documentos] A --> B[ Criar documento ] A --> C[ Buscar documentos ] A --> D[ Ver documento ] A --> E[ Cancelar documento ] D --> F[Documento gerado] F --> G[Signatários] F --> H[Registro de atividades] G --> G1[Copiar link] G --> G2[Enviar e-mail] H --> H1[Ver detalhes do evento]
Considerações
A navegação entre criação, consulta e gestão de documentos consolida um fluxo claro e centralizado, fortalecendo o controle operacional. Ao separar ações como visualizar, cancelar e acompanhar assinaturas, o sistema aumenta a rastreabilidade e reduz falhas. Esse modelo também apoia decisões rápidas, já que todas as informações críticas estão organizadas em um único ponto.