Cadastro de Ordem de Serviço

Introdução

A Ordem de Serviço é um documento que formaliza o serviço a ser prestado para um cliente e serve como ponto de partida para a organização do trabalho. O cadastro de OS permite registrar, gerenciar e acompanhar os serviços prestados pela empresa. Este formulário é essencial para o controle e execução eficiente das atividades de suporte e atendimento ao cliente.

Acesso ao formulário

Caminho: Menu sistema > Suporte > Ordens de serviços

Benefícios

• Organização e formalização dos serviços a serem executados
• Controle e acompanhamento das atividades técnicas
• Registro detalhado de produtos, serviços e comodatos utilizados
• Integração com faturamento e estoque
• Possibilidade de agendamento e gerenciamento de prazos (SLA)

Estrutura do Formulário

Abas:

Ordem de serviço do tipo Cliente:

• Principal: Campos básicos e gerais da ordem de serviço
• Endereço: Informações sobre o endereço relacionado à ordem de serviço
• Datas e Horário: Detalhes sobre datas da ordem de serviço
• Mensagens/históricos: Histórico e registro de mensagens e interações relacionadas à ordem de serviço
• Arquivos: Upload e gestão de arquivos e documentos anexados à ordem de serviço
• Outros: Campos adicionais e personalizados para informações complementares da ordem de serviço
• Produtos: Listagem e gestão de produtos vinculados à ordem de serviço
• Serviços: Detalhes sobre os serviços associados à ordem de serviço
• Comodato: Gestão de equipamentos cedidos em comodato na ordem de serviço
• Adicional Mensalidade: Informações sobre adicionais de mensalidade vinculados à ordem de serviço
• Comissão: Detalhes sobre a comissão aplicada à ordem de serviço

Controle de Estoque

O controle de estoque é realizado com base no tipo de documento vinculado aos Assuntos das ordens de serviço. Esse vínculo garante que as movimentações de produtos estejam de acordo com as regras definidas para cada tipo de documento, proporcionando maior precisão no gerenciamento. Essa regra se aplica aos registros vinculados na aba Produtos.

Na aba Comodato, a movimentação de saldo do produto seguirá os parâmetros gerais de controle de estoque:

• Bloqueia: o saldo é descontado normalmente ao inserir o produto em comodato, seja na ordem de serviço ou no contrato. A operação é bloqueada caso não haja saldo suficiente.
• Alerta: o saldo é descontado normalmente ao inserir o produto em comodato na ordem de serviço ou no contrato, mas o sistema emite um aviso se não houver saldo suficiente.
• Não controla: o saldo do produto não é descontado nas movimentações de comodato.

Atenção

Uma vez criada a ordem de serviço, não será possível alterar o contrato e o cliente vinculados a ela.

Integrações com outros módulos:

• Cadastro de Produtos

Campos Obrigatórios

Campo	Descrição
ID	Identificação única da ordem de serviço
Assunto	Campo para detalhar o assunto da ordem de serviço
Cliente	Identificação do cliente associado à ordem de serviço
Filial	Filial associada à ordem de serviço
Origem do endereço	Seleção da origem do endereço
Prioridade	Nível de prioridade da ordem de serviço
Setor	Setor ao qual a ordem de serviço está vinculada
Status	Estado atual da ordem de serviço

Contrato obrigatório

A obrigatoriedade do campo Contrato pode ser configurada nos parâmetros do assunto. Siga as etapas abaixo:

1. Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Suporte > Cadastros > Assuntos;
2. Selecione o assunto desejado e clique em Editar;
3. Na aba Assunto navegue até a seção Parâmetros para O.S e atendimento;
4. Marque Sim no campo desejado: Contrato Obrigatório

Essas configurações também se aplicam às ordens de serviço. Além disso, ao definir as opções como obrigatórias, a origem do endereço se tornará a do campo habilitado.

Assinatura do cliente

Quando a assinatura obrigatória via Finalizar Wizard ou pela Central do Assinante estiver ativada no cadastro de Assunto, o sistema exibirá o campo Assinatura do Cliente logo abaixo de Status, indicando se a ordem de serviço está pendente de assinatura ou já foi assinada. Para saber mais, leia assinatura da ordem de serviço pela central do assinante.

Exemplo de uso

Criação de OS para instalação

1. Acesse o formulário através do caminho: Menu sistema > Suporte > Ordem de serviço;
2. Clique em Nova;
3. Preencha os campos obrigatórios:

• Assunto
• Cliente
• Filial
• Origem do endereço
• Prioridade
• Setor

4. Salve a OS;
5. Adicione os produtos, se necessário;
6. Inclua o serviço de instalação, se necessário;
7. Realize o agendamento da mesma para o colaborador responsável.

Funcionalidades Principais

• Permite adicionar itens do estoque e serviços prestados, integrando com o controle de estoque e faturamento
• Processo de conclusão do serviço
• Geração de documento impresso com os detalhes da ordem de serviço para uso interno ou entrega ao cliente
• Acompanhamento do status da ordem de serviço em tempo real
• Inclusão de fotos e anexos para documentar o serviço realizado
• Controle de permissões e acesso, assegurando que apenas usuários autorizados possam modificar determinadas informações
• Relatórios personalizados para acompanhar o desempenho dos colaboradores
• Acompanhamento das ações em uma linha do tempo interativa

Linha do tempo

Para acessar a funcionalidade de Linha do tempo, selecione a ordem de serviço desejada e clique no botão Linha do tempo. O sistema exibirá uma visão cronológica das ações realizadas, indicando cada etapa, o colaborador responsável e o horário. Vale lembrar que se trata de uma interface visual dinâmica, e não de um relatório estático.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    A[Abertura da OS] --> B{Assunto da O.S}
    B -->|Instalação| C[Agendamento]
    B -->|Suporte| D[Atendimento Imediato]
    C --> E[Execução do Serviço]
    D --> E
    E --> F[Registro de Atividades]
    F --> G[Inserção de Produtos/Serviços]
    G --> H[Finalização da OS]
    H --> I{Faturamento Necessário?}
    I -->|Sim| J[Finalização do Pedido de venda via O.S]
    I -->|Não| K[Encerramento]
    J --> K

Considerações Finais

O formulário de Ordem de Serviço é uma ferramenta central para o gerenciamento de atendimentos e serviços prestados. Ele permite um controle detalhado desde a abertura até a finalização do atendimento, integrando-se com outros módulos do sistema para uma gestão eficiente de recursos, prazos e faturamento.

Etiquetas

OrdemDeServico Suporte Atendimento GestaoDeServicos

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